REGES-ONLINE – O reglementare care aduce digitalizare, dar și semne de întrebare

La 31 martie 2025, a fost publicată în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 279, Hotărârea Guvernului nr. 295/2025, care introduce noul REGES-ONLINE – platforma unică de evidență a salariaților. Actul normativ abrogă treptat HG nr. 905/2017 și aduce modificări semnificative în ceea ce privește raportarea relațiilor de muncă.

🗓 Intrare în vigoare

• HG nr. 295/2025 intră în vigoare la data publicării, adică 31 martie 2025 (art. 14).
• Excepție: dispozițiile privind contravențiile (art. 9) și obligațiile de completare a contractelor active existente (art. 11 alin. 3 și 4) intră în vigoare la 30 de zile, adică 30 aprilie 2025 (art. 14).
• Abrogarea HG nr. 905/2017 are loc la 6 luni, adică 30 septembrie 2025 (art. 15).

Ce aduce nou REGES-ONLINE?

Platformă informatică obligatorie

REGES se transformă într-un sistem complet online, gestionat de Inspecția Muncii, printr-o platformă informatică oficială (art. 4 alin. 1).

📌 Cine poate accesa sistemul informatic REGES-ONLINE?

• Angajatorii desemnați (prin salariați proprii sau delegați) – art. 3 alin. (5), (6), (7);
• Autoritățile/instituțiile publice, numai în baza unor protocoale oficiale cu Inspecția Muncii – art. 10 alin. (1);
• Salariații au acces limitat la datele proprii – pot genera un raport semnat digital și pot semnala erori (art. 8 alin. 4 și 7).

Extinderea tipurilor de date raportate

REGES-ONLINE prevede completarea și transmiterea unor informații suplimentare, printre care:

• Date privind prestatorii de servicii care operează registrul (art. 3 alin. 9);
• Detașările transnaționale (art. 4 alin. 2 lit. n) – conform Legii nr. 16/2017);
• Detașările în afara UE/SEE (art. 4 alin. 2 lit. o)).

🔸 Lit. m) din art. 4 alin. (2) prevede raportarea perioadei și a angajatorului de destinație, însă nu este clar dacă se referă la detașările interne (în cadrul teritoriului României).
🔍 HG nr. 295/2025 nu definește explicit „detașarea internă” și nu precizează în mod direct obligația de raportare a acestora. Prin urmare, interpretarea rămâne deschisă.

Obligații speciale privind suspendările contractului (art. 5 lit. e))

Pentru suspendările prevăzute la art. 4 alin. (2) lit. p), se aplică următoarele termene de raportare în Registru:

• Suspendările obișnuite: se transmit cel târziu în ziua anterioară suspendării sau încetării suspendării;
• Suspendările pentru concedii medicale: se transmit în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării certificatului medical la angajator;
• Absențele nemotivate și cazurile de forță majoră: se transmit în termen de 3 zile lucrătoare de la data suspendării (art. 5 lit. e)).

Semnătură electronică pentru documente

Se acceptă semnătura electronică avansată sau calificată pentru întocmirea dosarului de personal în format electronic (art. 8 alin. 2).

🧾 Cine operează datele și cum se face tranziția?

Cine introduce datele în REGES-ONLINE?

• Angajatorul este responsabil exclusiv de completarea și corectitudinea datelor (art. 3 alin. 12).
• Poate desemna salariați proprii pentru completare și transmitere (art. 3 alin. 5);
• Poate încheia un contract de servicii cu un prestator, cu condiția ca datele să fie transmise doar de salariații acelui prestator, desemnați prin decizie scrisă (art. 3 alin. 6–7).
• Prestatorii nu pot subcontracta serviciul – art. 3 alin. 8.

Ce se întâmplă cu contractele existente?

• Angajatorii trebuie să introducă toate contractele active care nu sunt deja în sistem, în termen de 6 luni de la intrarea în vigoare (art. 11 alin. 2).
• Sancțiune: amendă între 5.000 și 10.000 lei (art. 11 alin. 4).

Costuri implicite pentru operarea în REGES-ONLINE

Deși platforma REGES-ONLINE este dezvoltată și oferită gratuit de Inspecția Muncii, aplicarea noilor reguli implică costuri indirecte și resurse suplimentare pentru angajatori, printre care:

• Achiziția și întreținerea semnăturilor electronice calificate/avansate pentru personalul desemnat – cerință esențială pentru gestionarea dosarului electronic al salariatului (art. 8 alin. 2);
• Instruirea personalului responsabil cu operarea sistemului, în special în cazul IMM-urilor fără departamente specializate HR;
• Adaptarea aplicațiilor interne de personal sau colaborarea cu platforme externe compatibile cu REGES-ONLINE;
• Eventuale tarife percepute de prestatori pentru operarea în sistem, având în vedere complexitatea noilor cerințe.

Aceste costuri, deși nespecificate expres în hotărâre, sunt reale și afectează în special angajatorii mici și mijlocii.

⚠️ Art. 9 – Contravenții și sancțiuni (valabile din 30 aprilie 2025)

Constituie contravenții:

• Netransmiterea datelor de bază (ex. datele salariatului sau contractului) cel târziu în ziua anterioară începerii activității – amendă 3.000–8.000 lei (art. 9 alin. 1 și 2).
• Netransmiterea modificărilor sau a datelor privind detașări/suspendări – amendă 3.000–6.000 lei (art. 9 alin. 3).
• Completarea cu date eronate/incomplete – amendă 3.000–6.000 lei (art. 9 alin. 4 lit. a).
• Neraportarea contractelor cu prestatorii REGES – amendă 3.000–6.000 lei (art. 9 alin. 4 lit. b).
• Nepăstrarea dosarului de personal la sediul angajatorului – amendă 3.000–6.000 lei (art. 9 alin. 5).

Sancțiunile sunt aplicate de inspectorii de muncă (art. 9 alin. 7).

✅ Beneficiile REGES-ONLINE – Ce merită remarcat

Chiar dacă implementarea ridică provocări, REGES-ONLINE oferă câteva avantaje esențiale:

💻 Acces digital complet

• Elimină deplasările fizice la ITM;
• Accesibil de pe orice dispozitiv conectat la internet.

👥 Transparență pentru salariați

• Pot vizualiza datele personale și notifica erori;
• Pot descărca raport oficial semnat digital.

🔗 Integrare între instituții

• Sistemul este interoperabil cu alte baze de date oficiale;
• Reduce redundanța raportărilor și timpul administrativ.

📊 Control și trasabilitate

• Orice acțiune este înregistrată cu dată și autor;
• Angajatorii pot gestiona centralizat relațiile de muncă.

📌 Unificare și standardizare

• Reguli clare la nivel național;
• Eliminarea discrepanțelor între ITM-uri.

🛡️ Prevenirea muncii nedeclarate

• Termene stricte pentru raportări;
• Crește responsabilitatea angajatorilor și protecția salariaților.

❓ Semne de întrebare care rămân

Deși reglementarea marchează un pas important în digitalizare, ea ridică și o serie de întrebări legitime, care încă nu au un răspuns clar:

• Platforma REGES-ONLINE nu este încă accesibilă angajatorilor, deși obligațiile intră în vigoare – cum poate fi respectată legislația în lipsa accesului tehnic?
• Nu există încă un ghid oficial și clar care să ofere pașii concreți de urmat pentru angajatori;
• Nu este clar dacă detașările interne trebuie raportate – HG nr. 295/2025 nu definește expres această obligație, ceea ce poate duce la interpretări diferite;
• Este realist termenul de 6 luni pentru încărcarea contractelor active, în special pentru angajatorii mari sau cu evidență istorică incompletă?
• Vor exista costuri suplimentare (semnături, instruiri, adaptări IT), fără claritate privind eventuale măsuri de sprijin pentru IMM-uri

Atenție!

Dacă se va accesa versiunea nouă cu parola veche, aceasta se blochează, iar interfața veche a programului nu va mai putea accesată! Pentru transmiteri din REVISAL in REGES forma veche se va folosi acest link:

Accesează link-ul

Acest material este intocmit de Elena Negoiță, expert contabil reprezentantă a NEGOIŢĂ Ş. ELENA – BIROU EXPERT CONTABIL, CONSULTANT FISCAL și membră a grupului de fiscalitate OFA.

Elena Negoiță este expert contabil și consultant fiscal, expert în Legislația Muncii, cu o carieră de peste un deceniu în domeniul contabilității și al expertizelor contabile și fiscale judiciare.

Și-a consolidat formarea profesională prin programe postuniversitare de excelență, finalizate cu nota 10, inclusiv „Dreptul Fiscal al Afacerilor” și „Dreptul Penal al Afacerilor” organizate de ASE București, alături de un masterat în drept fiscal la Facultatea de Drept a Universității din București.

Elena deține competențe avansate în întocmirea situațiilor financiare, realizarea expertizelor contabile și fiscale judiciare și respectarea reglementărilor legislative, fiind membru activ al Corpului Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România, precum și al Camerei Consultanților Fiscali. Profesionalismul său și atenția la detalii au fost mereu apreciate de clienți și parteneri.

Pe lângă activitatea profesională, Elena este pasionată de teatru, design interior, fashion și muzică, reușind să îmbine armonios cariera cu hobby-urile sale creative.

📧 [email protected]

🌐 www.dreptateinsanatate.ro